Exporter vos factures vers votre comptable : les bonnes pratiques

Choisir le bon format selon votre comptable

Chaque expert-comptable a ses préférences et ses outils. Pour une collaboration efficace, il est essentiel de choisir le format d'export adapté. En Belgique, les logiciels comptables les plus répandus sont Winbooks, BOB50, Yuki, Exact Online et Octopus.

Invoicing by Arrow propose plusieurs formats d'export pour s'adapter à chaque situation : PDF pour une consultation rapide, XML (UBL) pour une intégration automatique, et Excel pour les traitements personnalisés.

Export PDF : le classique universel

L'export PDF reste le format le plus utilisé pour les échanges avec les comptables traditionnels. Il offre une lecture immédiate et un archivage simple. Invoicing by Arrow génère des PDF conformes avec toutes les mentions légales belges obligatoires.

Vous pouvez exporter une facture individuelle ou un lot de factures pour une période donnée. Les PDF incluent automatiquement le détail des lignes, les montants TVA par taux, et le récapitulatif des totaux.

Export XML/UBL : pour les comptables digitaux

Si votre comptable utilise un logiciel compatible Peppol ou UBL, l'export XML est la solution idéale. Le fichier peut être importé directement dans le logiciel comptable sans aucune ressaisie.

• Winbooks : import direct via le module de facturation électronique
• BOB50 : compatible via le connecteur e-invoicing
• Yuki : import automatique des factures UBL
• Exact Online : synchronisation possible via API ou import fichier

Organiser vos exports pour un suivi optimal

Pour faciliter le travail de votre comptable, adoptez une routine d'export régulière. Un export mensuel en début de mois suivant est idéal. Classez vos exports par période et conservez une copie dans votre logiciel de facturation.

Astuce : configurez un rappel mensuel pour ne jamais oublier de transmettre vos documents. Votre comptable vous remerciera pour cette régularité qui lui permet de tenir votre comptabilité à jour.